Strona główna  »  Artykuły  »  Jak skutecznie informatyzować dział controllingu (cz. I)

Jak skutecznie informatyzować dział controllingu (cz. I)

   
Tomasz S. Sokołowski

Jak skutecznie informatyzować dział controllingu (cz. I)

Wprowadzenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie związane jest z koniecznością dokonania bardzo wnikliwej analizy zastanego systemu informacyjnego, tak by nowo wprowadzone rozwiązanie nie stało w sprzeczności z naszymi potrzebami i przyzwyczajeniami. System informacyjny obejmuje zbieranie, opracowywanie i przechowywanie informacji, sposoby ich wykorzystania, przepływu i ochrony. Można zaryzykować stwierdzenie, że z systemem informacyjnym w przedsiębiorstwie jest jak z pogodą, tzn. zawsze jakiś jest - lepszy lub gorszy- ale istnieje. Dlatego w przypadku sprawnie działającego systemu informacyjnego system komputerowy powinien jedynie odwzorowywać istniejącą rzeczywistość.

Często jednak informatyzacja przedsiębiorstwa staje się bodźcem do wprowadzenia uzdrawiających zmian w systemie informacyjnym firmy.

Konieczność zakupu oprogramowania dla działu controllingu wynika zwykle z niewydolności systemu obiegu dokumentów i złego przepływu informacji. Nie bez znaczenia jest również fakt wyjątkowo dużej ilości danych i ich rozproszenia, co jest wynikiem zdecentralizowania zarządzania i kontroli.

Żmudny i kosztowny proces informatyzacji controllingu niesie z sobą szereg istotnych zalet, wśród których najważniejsze to możliwość przeprowadzania symulacji skutków podejmowanych decyzji, szybki dostęp do kluczowych informacji, konsolidacja danych.

Analizując systemy proponowane przez producentów oprogramowania już na wstępie możemy odrzucić wszystkie te programy, które nie gwarantują nam wystarczająco precyzyjnego odwzorowania struktury przedsiębiorstwa lub nie dają nam możliwości kontroli wszystkich rodzajów kosztów.

Podstawowe oczekiwania funkcjonalne jakie musi spełnić tego typu system to wspomaganie tworzenia budżetu oraz kontroli jego wykonania, wspomaganie analizy odchyleń, pomoc w działaniach korygujących. Istotną rolę w komputerowym systemie controllingu jest bieżąca kontrola systemu wskaźników finansowych, których struktura oraz wartości progowe powinny móc być określone przez użytkownika programu.

Równie duże znaczenie mają pozafunkcjonalne oczekiwania, takie jak: łatwe wprowadzanie danych, przejrzysty sposób prezentacji wyników, bieżąca kontrola poprawności wprowadzonych danych, zadowalająca szy

bkość pracy, wysoka niezawodność programu czy intuicyjność jego obsługi.

Dość często zapomina się o tym, że dane to największe bogactwo firmy, które powinno być chronione na wszelkie możliwe sposoby. Dlatego wdrażany system musi spełniać szereg wymagań co do poufności danych. Ograniczony dostęp do danych realizowany jest zwykle poprzez system haseł oraz określenie uprawnień użytkowników do poszczególnych modułów i opcji programu (operacji odczytu, zapisu, poprawy, usuwania danych). Bardzo ciekawą funkcją realizowaną przez niektóre systemy jest tzw. ślad rewizyjny - opcja umożliwiająca dokładne prześledzenie historii poszczególnych informacji od momentu ich wprowadzenia, poprzez modyfikacje, aż do ewentualnego usunięcia. Dzięki takim funkcjom łatwiejsze jest wychwycenie autorów powtarzających się błędów.

Informatyczne wspomaganie controllingu stało się poważnym wyzwaniem ostatnich lat. Mało komu wystarczają już standardowe edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne. Dziś coraz więcej firm sięga po rozwiązania dedykowane temu aspektowi zarządzania przedsiębiorstwem.

Wciąż jednak niektóre firmy poprzestają na wykorzystaniu arkuszy kalkulacyjnych. Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest brak nakładów finansowych na nowe oprogramowanie. Do wad zaliczyć można ograniczenia funkcjonalne arkuszy, konieczność biegłej znajomości zasad tworzenia skomplikowanych tabel, formuł itp., wreszcie problemy z automatycznym pobieraniem danych z istniejących systemów (FK, gospodarka magazynowa, logistyka, kadry-płace itd.)

Częściej spotykanym rozwiązaniem jest wykorzystanie systemów zawierających pewne pewien zbiór opcji przydatne w controllingu. Tego typu mechanizmy wspomagania controllingu implementowane są zwykle w systemach finansowo-księgowych, systemach informowania kierownictwa, modułach analiz finansowych. Jest to rozwiązanie stosunkowo tanie, jednak może być zastosowane w niewielkich firmach, których potrzeby informacyjne są dość ograniczone. Często jednak - ze względu na wysokie ceny typowych systemów wspomagania controllingu - jest to jedyne rozwiązanie do zaakceptowania przez kierownictwo firmy.

Oczywiście wymarzonym rozwiązaniem jest specjalny system wspomagający controlling.

I takie właśnie programy systematycznie prezentowane są na łamach portalu www.controlling.info.pl.

2002-05-29