Strona główna  »  Artykuły  »  Infomacja w controllingu

Infomacja w controllingu

   
Tomasz Steibach

Infomacja w controllingu

Niezbędne dla właściwej interpretacji dalszej części niniejszej pracy jest zrozumienie właściwego znaczenia pojęć: informacja, informatyka, system informacyjny i system informatyczny. Oto jak możemy je zdefiniować:

  • informacja - zbiór danych zebranych w celu ich przetwarzania i otrzymywania wyników
  • informatyka - dziedzina wiedzy i działalności człowieka, która zajmuje się przetwarzaniem informacji za pomocą komputerów i odpowiedniego oprogramowania
  • system informacyjny - zbiór procedur do gromadzenia, przechowywania i rozpowszechniania informacji w celu wspomagania procesu decyzyjnego
  • system informatyczny - system informacyjny, w którym do gromadzenia, przechowywania i przesyłania informacji wykorzystywany jest komputer (system komputerowy)
  • W zasadzie możemy przyjąć, że system informacyjny w każdej firmie istnieje (podobnie jak pogoda - zawsze jest - czasem zła, czasem dobra). Właśnie dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu informatycznego możliwe jest poprawienie dotychczasowego systemu informacyjnego, przyspieszenie przepływu informacji, podejmowanie we właściwym momencie trafniejszych decyzji.

    Wg A. Nowickiego1 niezbędna analiza systemu informacyjnego pozwala na:

  • - powiązanie systemu informacyjnego ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa (instytucji),
  • - mechanizmów przetwarzania informacji
  • - ocenę funkcjonalnej struktury przedsiębiorstwa ze szczególnym uwzględnieniem formalnych i nieformalnych powiązań organizacyjnych,
  • - ustalenie charakteru danej jednostki organizacyjnej w funkcjonowaniu systemu informacyjnego,
  • - przeanalizowanie sprzężeń informacyjnych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa a otoczeniem zewnętrznym,
  • - przeprowadzenie inwentaryzacji stanu faktycznego w zakresie tworzenia informacji,
  • - sprawdzenie użyteczności tworzonych informacji dla poszczególnych jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa,
  • - ocenę prawidłowości struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
  • Informacja to krwioobieg dzisiejszej gospodarki i właściwe jej wykorzystanie decyduje o zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Informacja w controllingu obejmuje m.in.:

  • - dane historyczne;
  • - normy, wskaźniki
  • - plany cząstkowe
  • - plany skonsolidowane
  • - raporty z wykonania planów
  • - korekty planów
  • Odbiorcami informacji generowanych przez controlling są przede wszystkim osoby podejmujące kluczowe decyzje (zarząd, dyrekcja, menedżerowie poszczególnych szczebli). Te same osoby dostarczają informacje niezbędne do pracy controllerów - założenia strategii, cele, specyfikę kosztów, czy zakres akceptowalnych odchyleń poszczególnych pozycji budżetu. Poniżej przestawiam schemat obrazujący przepływ informacji w controllingu:


    Źródło: Zespół Technologii Informacyjnej w Instytucie Logistyki i Magazynowania


    Z informacji w różnym stopniu korzystają pracownicy poszczególnych szczebli oraz właściciele. Niezbędne jest zatem stworzenie takich mechanizmów, które pozwalałyby na sprawne przetwarzanie danych na najniższych szczeblach, tak by dostęp do nich w każdym momencie mieli decydenci właściwych szczebli.

    W ten sposób doszliśmy do zdefiniowania pojęcia systemu informacyjnego zarządzania, który dostarcza decydentom informacje niezbędne do podjęcia działań zapewniających przystosowanie się organizacji do zmieniających się warunków i osiągnięcie głównego celu, jakim jest uzyskanie trwałej przewagi konkurencyjnej. Właśnie zbudowaniu takiego systemu służyć ma wdrożenie informatycznego systemu wspomagającego controlling.


    1 A. Nowicki. "Modernizacja systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie przemysłowym", OWE, Warszawa 1979

    2006-01-03