Strona główna  »  Artykuły  »   „OCTOPUS-CONTROLLING” – badanie stopnia zaawansowania controllingu

„OCTOPUS-CONTROLLING” – badanie stopnia zaawansowania controllingu

   
mgr Janusz Marek Lichtarski
mgr Krzysztof Nowosielski
Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu

 „OCTOPUS-CONTROLLING” – badanie stopnia zaawansowania controllingu

Wprowadzenie

Pomimo powszechnego stosowania controllingu w polskich przedsiębiorstwach, wokół tej koncepcji toczy się wiele dyskusji i pojawiają się liczne wątpliwości związane z jej wdrażaniem i funkcjonowaniem. W praktyce trudno jest określić kiedy w przedsiębiorstwie "zaczyna się" controlling i jaki jest stan jego zaawansowania, gdyż stosowane w praktyce rozwiązania cechują się znacznym zróżnicowaniem, a literatura przedmiotu dostarcza wiele bardzo różnorodnych jego ujęć i definicji.
Poszczególni autorzy opisując stan zaawansowania controllingu w przedsiębiorstwach akcentują różne jego elementy, np. J. Weber podkreśla zadania controllingu (aspekt funkcjonalny), E. Nowak narzędzia (aspekt instrumentalny), a M. Sierpińska i B. Niedbała centra odpowiedzialności i organizację służb controllingowych (aspekt instytucjonalny). Prezentowane przez różnych autorów wyniki badań nie są porównywalne i przedstawiają zgoła odmienny obraz controllingu w praktyce.
Celem prezentowanego projektu naukowo-badawczego "OCTOPUS-CONTROLLING" jest stworzenie uniwersalnego narzędzia, umożliwiającego badanie (pomiar) zaawansowania controllingu w przedsiębiorstwie przy uwzględnieniu wielu jego wymiarów, czy też aspektów. Istotne jest również dość precyzyjne określenie zaawansowania controllingu, ponieważ spotykane często określenia "słabo" czy "mocno" zaawansowany mogą być różnie postrzegane i interpretowane. Projekt jest wynikiem połączenia dwóch niezależnych projektów badawczych, prowadzonych przez nas w związku z przygotowywaniem rozpraw doktorskich. Na całokształt niniejszego projektu składają się:

  • wielowymiarowe narzędzie (metoda) pomiaru zaawansowania controllingu,
  • narzędzie informatyczne wspomagające i ułatwiające pomiar,
  • interaktywna baza danych,
  • strona internetowa www.e-controlling.ae.wroc.pl.

Metoda pomiaru zaawansowania controllingu

Opracowana przez nas metoda pomiaru zaawansowania controllingu, uwzględnia sześć (docelowo osiem) jego głównych wymiarów, a mianowicie:

  • zadania realizowane przez controlling,
  • obszary funkcjonalne nim wspomagane,
  • stosowane narzędzia,
  • system informatyczny wspomagający controlling,
  • centra odpowiedzialności,
  • instytucjonalizację controllingu.
Podstawą do wyróżnienia tych wymiarów były liczne definicje i ujęcia controllingu, jego geneza i istota. Następnie każdy z wyróżnionych wymiarów został zoperacjonalizowany. Dla każdego skonstruowano porównywalną, 10-cio stopniową skalę. Sposób pomiaru natężenia każdego z wymiarów przedstawia Tabela 1.

Tabela 1. Parametry określające zaawansowanie controllingu w przedsiębiorstwie
Wymiar Sposób operacjonalizacji
Zadania realizowane przez controlling Na podstawie studiów literaturowych wyróżniono 10 najczęściej wskazywanych zadań controllingu, a mianowicie (za każde zadanie przypisywany jest 1 punkt):
  • planowanie i analizę strategiczną,
  • koordynowanie realizacji planów,
  • planowanie i ocenę inwestycji,
  • planowanie i kontrolę kosztów,
  • planowanie i kontrolę finansowa,
  • analizy ekonomiczno-finansowe,
  • przygotowywanie sprawozdań i raportów,
  • dostarczanie informacji na zasadzie konsultingu wewnętrznego,
  • tworzenie nowych narzędzi ekonomicznych na potrzeby zarządzania (np. instrukcje budżetowe, instrukcje kalkulacji i rozliczania kosztów, inne),
  • inne.
Obszary funkcjonalne przedsiębiorstwa wspomagane przez controlling Controlling stosowany może być w różnych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa. Najczęściej wskazuje się na: zaopatrzenie, logistykę, działalność podstawową, sprzedaż, marketing, koszty, finanse, personel, inwestycje, inne (działalność pomocniczą - np. remontową). Za każdy obszar objęty controllingiem przypisuje się 1 punkt.
Narzędzia stosowane przez controlling Wytypowano 10 najczęściej wskazywanych w literaturze przedmiotu instrumentów controllingowych:
  • budżetowanie i kontrola kosztów,
  • krótkookresowy rachunek wyników,
  • analiza progu rentowności (BEP),
  • analiza silnych i słabych stron (np. SWOT),
  • metody portfelowe,
  • modele rachunku kosztów (rachunek kosztów zmiennych, kosztów działań ABC, kosztów docelowych TC, itp.),
  • ceny transferowe,
  • zrównoważona karta wyników (BSC),
  • analiza wskaźnikowa,
  • raporty.
Za każde narzędzie wykorzystywane w przedsiębiorstwie w ramach controllingu przypisuje się 1 punkt.
System informatyczny na potrzeby controllingu Controlling wspomagany może być rozmaitymi narzędziami informatycznymi, od bardzo prostych (arkusz kalkulacyjny) do zintegrowanych systemów informatycznych (np. SAP R-3). Przyjęto rosnącą skalę ocen. I tak, jeżeli w przedsiębiorstwie korzysta się z:
  • arkusza kalkulacyjnego - przypisuje się 2,5 punktu,
  • własnego programu (np. programu do budżetowania kosztów zleceń w MS Access) - 5 punktów,
  • programu do controllingu (np. programy analiz i planowania działalności) - 7,5 punktu,
  • modułu controllingu w ramach programu zintegrowanego - 10 punktów
Centra odpowiedzialności Jeżeli w przedsiębiorstwie wyodrębnione zostały centra kosztów wówczas przypisuje się 2,5 punktu, centra przychodowe - 5 punktów, centra zysku - 7,5 punktu, centra inwestycyjne - 10 punktów.
Instytucjonalizacja controllingu Przyjęto założenie, że jednym z wyznaczników zaawansowania controllingu w przedsiębiorstwie jest forma w jakiej zorganizowana jest komórka ds. controllingu. Jeżeli ma ona postać:
  • niezinstytucjonalizowaną - przyznaje się 2,5 punktu (w sytuacji gdy funkcje controllingu pełnione są np. przez dział ekonomiczny bądź finansowy)
  • pojedynczego stanowiska - 5,0 punktów,
  • sekcji - 7,5 punktu,
  • działu - 10 punktów.
Prezentowana punktacja nie uwzględnia podporządkowania komórki controllera, co stanowi jej słabość. Należałoby bowiem bardziej punktować np. stanowisko controllera podlegającego bezpośrednio zarządowi, niż w sytuacji gdy jest on umiejscowiony w dziale ekonomicznym lub finansowym.
Źródło: opracowanie własne.

Wyróżnione wymiary współokreślają stan zaawansowania controllingu w przedsiębiorstwie, a przeprowadzenie badania z wykorzystaniem przedstawionej koncepcji umożliwia bardziej precyzyjne (liczbowe) jego odzwierciedlenie. Możliwa jest również prezentacja wyniku na wykresie radarowym, na którym pole figury wyznaczonej przez połączenie punktów na poszczególnych osiach, oddaje zaawansowanie controllingu w badanej firmie (zob. rysunek 1).




Rysunek 1. Graficzna prezentacja przykładowych wyników pomiaru zaawansowanie controllingu.
Źródło: Opracowanie własne.

Przy konstruowaniu tego narzędzia niezbędne były pewne uproszczenia, zdajemy więc sobie sprawę z jego niedoskonałości i ograniczeń. Aby pełniej oddać zaawansowanie controllingu należałoby bowiem uwzględnić np. szczegółowość rachunku kosztów, sposób wewnętrznej organizacji centrów odpowiedzialności, czy kształt systemu motywacyjnego (powiązań wysokości wynagrodzeń z osiąganymi wynikami). Należałoby również zastanowić się nad nadaniem poszczególnym wymiarom controllingu odmiennych wag. Wszystkie te elementy są istotne, jednakże ich uwzględnienie w istotny sposób komplikuje pomiar. Prezentowane narzędzie jest, jak na razie w fazie rozwoju i będzie stopniowo doskonalone.

Narzędzie informatyczne wspomagające pomiar i interaktywna baza danych

Aby ułatwić procedurę pomiaru zaawansowania controllingu, która mimo licznych starań nie jest wystarczająco prosta i przejrzysta, opracowano narzędzie informatyczne (program w arkuszu kalkulacyjnym Excel), ułatwiające pomiar. Dzięki wykorzystaniu programu, controllerzy i menedżerowie mogą bez specjalnej wiedzy i zapoznawania się z detalami metody samodzielnie dokonać badania we własnej firmie.
Aby dokonać pomiaru wystarczy wypełnić prosty formularz dotyczący wybranych aspektów controllingu w firmie. Po wypełnieniu formularza, program porównuje badaną firmę do innych przedsiębiorstw ogółem, o podobnym profilu działalności i do firm tej samej klasy wielkości (bazę odniesienia stanowi 85 przebadanych firm). W miarę rozbudowy bazy danych, porównanie będzie możliwe również w przekroju branżowym. Dotychczas porównanie odbywa się do wartości średnich, a docelowo planujemy również możliwość porównania się do najlepszych firm (osiągających wysoką efektywność).
Bardzo istotnym elementem tego programu jest możliwość zapamiętywania wprowadzanych wyników (docelowo, na razie opcja ta nie jest uaktywniona), dzięki czemu baza danych stanowiąca bazę odniesienia na bieżąco powiększa się i aktualizuje. Cechuje się zatem samorozwojem. W obecnych czasach, w których występują istotne trudności w badaniu praktyki gospodarczej, liczymy że może to być zupełnie nowa metoda uzyskiwania danych.

    

    

Redakcja portalu www.controlling.info.pl gorąco zachęca do udziału w badaniu, którego pierwszym etapem jest wypełnienie ankiety, którą znajdziecie Państwo tutaj: [ pobierz ]

Strona internetowa

Jest to bezpłatne badanie, a jedynym warunkiem jest wypełnienie prostej ankiety. Praktykom umożliwia to porównanie się do innych i identyfikację obszarów controllingu, które należałoby doskonalić.

2004-09-06